Wann sich die Prüfung lohnt
Mehrere Angebote sind gleichzeitig offen, Wiedervorlagen liegen in einzelnen Postfächern oder der Überblick hängt an einer Person. Eine gemeinsame Übersicht kann Zuständigkeiten klären.
Offene Angebote im Blick
Angebote nachhalten.
Gezielt nachfassen.
Status, Zuständigkeit und Erinnerungen verbinden. Damit Ihr Team sieht, welches Angebot offen ist und wann der nächste Schritt ansteht.
Branchenübergreifend. Zusammenarbeit online.
Was Angebotsnachverfolgung leistet
Vom Versand
zur klaren Wiedervorlage.
Eine automatisierte Angebotsnachverfolgung kann offene Vorgänge sammeln und interne Erinnerungen vorbereiten. Sie ersetzt weder das Kundengespräch noch die Entscheidung über Preis und Leistung.
Den Ausgangsstand festhalten
Angebotsnummer, Versanddatum, Zuständigkeit und Status bilden die Grundlage. Je nach vorhandenem System können die Daten über eine geeignete Schnittstelle oder einen vereinbarten Export übernommen werden.
Eine passende Wiedervorlage setzen
Ihr Unternehmen legt fest, wann ein Angebot erneut geprüft wird. Maßgeblich können die Angebotsart, eine Absprache mit dem Kunden oder ein individuell gesetzter Termin sein.
Ergebnis eintragen und Erinnerung beenden
Angenommen, abgelehnt, verschoben oder weiter offen: Der Status muss gepflegt werden. Erledigte Angebote dürfen keine weiteren Aufgaben erzeugen; Änderungen und doppelte Einträge werden bei der Abnahme geprüft.
Vor dem ersten Ablauf
Eine verlässliche Liste
ist der Anfang.
Welche Daten nötig sind
Ein eindeutiger Bezug zum Angebot, ein aktueller Status und ein verantwortlicher Ansprechpartner. Welche weiteren Angaben erforderlich sind und wo sie gespeichert werden, wird gemeinsam festgelegt.
Wo die Grenze liegt
Wenn Rückmeldungen nirgends erfasst werden, weiß auch die Automatisierung nicht, ob sich etwas erledigt hat. Zuerst braucht es eine praktikable Regel für die Pflege des Status.
Häufige Fragen
Sie entscheiden,
wie nachgefasst wird.
Donautakt stimmt den Ablauf online mit Ihrem Unternehmen ab. Der Einstieg ist eine typische Situation ohne Kundendaten, keine vollständige Übernahme Ihrer Kundendatei.
Verschickt das System automatisch E-Mails?
Der hier beschriebene Einstieg arbeitet mit internen Aufgaben. Die zuständige Person prüft den aktuellen Stand und entscheidet über den Kontakt. Ein automatischer Kundenversand wäre ein gesondert zu prüfender und zu vereinbarender Umfang.
Ist eine neue Vertriebssoftware nötig?
Nicht grundsätzlich. Zuerst wird geprüft, ob sich die vorhandene Angebotssoftware, Kundenverwaltung oder Liste sinnvoll anbinden lässt. Fehlt eine geeignete Schnittstelle, werden Grenzen und Alternativen vorab benannt.
Woran lässt sich eine Verbesserung erkennen?
Zum Beispiel daran, ob offene Angebote vollständig erfasst sind, eine Zuständigkeit haben und zum vereinbarten Termin geprüft werden. Diese Kriterien werden vor dem Test festgelegt. Mehr Aufträge oder ein bestimmter Umsatz werden damit nicht zugesagt.
Was bestimmt die Kosten?
Die beteiligten Systeme, Datenqualität, Erinnerungsregeln und der gewünschte Betreuungsumfang. Einrichtung und laufende Aufwände werden vor einer Umsetzung geklärt.
Schon den Anfrageeingang ordnenIhr nächster Schritt
Wie behalten Sie offene Angebote im Blick?
Beschreiben Sie, wo Angebote heute erfasst werden und wie Ihr Team ans Nachfassen erinnert wird. Daraus lässt sich ein überschaubarer erster Ablauf ableiten.
Zusammenarbeit ausschließlich online. Eine Beschreibung ohne Kundendaten genügt.